Organisation als Coach: Das Problem, das kaum jemand offen anspricht
Wenn du dir heute die Zeit nimmst, aufzuschreiben, womit du deine Arbeitswoche wirklich verbringst, ist das Ergebnis meistens ernüchternd. Du wirst feststellen, dass du einen Großteil deiner Zeit mit E-Mails beantworten, Termine koordinieren, Unterlagen suchen, Sessions vorbereiten, Notizen nachbearbeiten und Rechnungen schreiben verbringst. Das eigentliche Coaching findet dann irgendwo dazwischen statt.
Das trifft fast jeden Coach, der sein Business alleine aufbaut. Es ist jedoch kein Zeichen dafür, dass du irgendetwas falsch machst. Es ist ein Systemproblem, das sich schleichend aufbaut und irgendwann so normal erscheint, dass dir nicht mehr bewusst ist, wie viel Zeit es dich eigentlich kostet.
Es gibt Studien, die zeigen, dass selbstständige Coaches und Trainer bis zu 36 Prozent ihrer Arbeitszeit mit administrativen Aufgaben verbringen. Das ist mehr als ein Drittel der Woche, für das kein Klient bezahlt, das aber trotzdem getan werden muss.
Bei einer 40-Stunden-Woche sind das rechnerisch fast 15 Stunden pro Woche, die nicht in die eigentliche Arbeit fließen: nicht in Klienten, nicht in neue Angebote, nicht in irgendetwas, das das Business wirklich weiterbringt.
Das Tückische daran ist, dass es sich trotzdem nach Arbeit anfühlt. Du bist beschäftigt, du bist abends müde und hast das Gefühl, viel geleistet zu haben. Aber wenn du ehrlich bist, hast du an deinem eigentlichen Job kaum gearbeitet.
Wo die Zeit als Coach wirklich bleibt
Das Problem hat in der Regel nicht eine einzelne große Ursache, sondern ist die Summe vieler kleiner Dinge, die sich irgendwann zu einem echten Zeitfresser auftürmen.
Da ist zum Beispiel die Session-Vorbereitung, die jedes Mal von Neuem beginnt, weil es kein festes System gibt. Da sind die Unterlagen für neue Klienten, die du jedes Mal mühsam zusammensuchen musst. Hinzu kommt die Nachbereitung nach einem Coaching, die sich oft über Wochen hinwegzieht, weil du nicht weißt, wo du anfangen sollst. Und dann ist da noch der Überblick über alle laufenden Klienten, ihre Themen, ihre Ziele und ihren Fortschritt, der in einem Mix aus Notizbuch, Word-Dateien und Gedächtnis existiert.
Das klingt nach Kleinigkeiten, aber diese Kleinigkeiten multiplizieren sich mit jedem neuen Klienten. Bei fünf Klienten merkst du es kaum, bei zehn wird es eng und ab zwölf oder fünfzehn läufst du gegen eine Wand, weil das System schlichtweg nicht mehr tragfähig ist.
Viele Coaches denken dann, sie bräuchten mehr Energie oder Disziplin, dabei bräuchten sie lediglich eine bessere Struktur.
Was sich ändert, wenn du als Coach ein System hast
Ein funktionierendes System bedeutet nicht, dass du dich in irgendwelche Tools einarbeiten oder deinen gesamten Arbeitsstil umkrempeln musst. Es bedeutet vielmehr, dass wiederkehrende Aufgaben eine feste Form erhalten, sodass du nicht jedes Mal neu entscheiden musst, wie du etwas angehen willst.
Mit einer klaren Vorlage für das Onboarding neuer Klienten ist der erste Kontakt in zehn Minuten erledigt statt in einer Stunde. Wenn du für die Vor- und Nachbereitung von Sessions eine feste Struktur hast, fängst du nicht mehr bei null an. Und wenn du einen zentralen Überblick über alle deine Klienten hast, musst du dir keine Gedanken mehr darüber machen, irgendetwas im Kopf zu behalten.
Das klingt simpel und das ist es auch. Der Unterschied liegt darin, ob du dir dieses System einmal bewusst aufbaust oder weiter improvisierst und dir dabei Woche für Woche wertvolle Zeit rauben lässt.
Der erste Schritt zur besseren Organisation als Coach
Bevor du anfängst irgendetwas zu ändern, lohnt es sich, einmal ehrlich hinzuschauen, wo deine Zeit gerade wirklich bleibt. Schätze nicht nur, sondern erfahre genau, welche Aufgaben dich wie viel Zeit kosten und welche davon vermeidbar wären.
Frag dich konkret: Was davon könnte durch eine einfache Vorlage schneller gehen? Was könnte ich einmal aufsetzen und dann immer wieder nutzen? Und was kostet mich Zeit, weil mir schlicht die Struktur fehlt?
Wenn du diese Fragen ehrlich beantwortest, wirst du ziemlich schnell sehen, wo das größte Einsparpotenzial liegt. Meistens sind es nicht die großen Dinge, sondern die kleinen, wiederkehrenden Aufgaben, die sich im Laufe einer Woche zu einem echten Problem summieren.
Falls du das strukturiert angehen willst, lohnt es sich, den kostenlosen „Coaching-Zeitfresser-Check” auszuprobieren. Du erhältst ihn, wenn du dich in den Kundenheld-Newsletter einträgst. Ehrlich gesagt ist er allein schon den Eintrag wert, weil du damit in wenigen Minuten schwarz auf weiß siehst, wo deine größten Zeitfresser stecken. Als kleines Extra erfährst du natürlich auch, wenn neue Tools und Vorlagen auf Kundenheld.de erscheinen.